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第一節(jié) 物料編碼的意義

物料是指凡是要列入計(jì)劃、控制庫存、控制成本的物件的統(tǒng)稱。包括所有的原材料、配套件、毛坯、半成品、聯(lián)產(chǎn)品、副產(chǎn)品、回收品、需要處理的廢品、包裝材料、說明書、技術(shù)文件、合格證、產(chǎn)成品、工藝裝備，甚至可以是能存儲(chǔ)的某些能源。換句話說，物料是計(jì)劃的對(duì)象、庫存的對(duì)象和成本的對(duì)象。

物料編碼是以簡短的文字、符號(hào)或數(shù)字、號(hào)碼來代表物料、品名、規(guī)格或類別及其他有關(guān)事項(xiàng)的一種管理工具。在物料極為單純、物料種類極少的工廠或許有沒有物料編碼都無關(guān)緊要，但在物料多到數(shù)百種或數(shù)千、數(shù)萬種以上的工廠，物料編碼就顯得格外重要了。此時(shí)，物料的領(lǐng)發(fā)、驗(yàn)收、請(qǐng)購、跟隨催、盤點(diǎn)、儲(chǔ)存等工作極為頻繁，而藉著物料編碼使各部門提高效率、各種物料資料傳遞迅速、意見溝通更加容易。物料編碼之功能如下：

(1)增進(jìn)物料資料的準(zhǔn)確性

物料的領(lǐng)用、發(fā)放、請(qǐng)購、跟催、盤點(diǎn)、儲(chǔ)存、保管、記賬等一切物料之活動(dòng)均有物料編碼可以查核，因此物料數(shù)據(jù)更加正確。至于一物多名、一名多物或物名錯(cuò)亂現(xiàn)象不致于發(fā)生。

(2)提高物料管理的效率

物料既有系統(tǒng)的排列，用物料代碼代替文字的記錄，各種物料管理事務(wù)簡單省事，效率增高。

(3)利于電腦的管理

物料管理在物料編碼推行徹底之后，方能進(jìn)一步利用電腦作更有效的處理，以達(dá)到物料管理之效。

(4)減低物料庫存、降低成本

物料代碼有利于物料存量的控制，有利于呆滯廢料的防止，并提高物料管理的工作效率，因此減少資金的積壓，降低成本。

(5)防止各種物料舞弊事件的發(fā)生

物料一經(jīng)編碼后，物料記錄正確而迅速，物料儲(chǔ)存井然有序，可以減少舞弊事件之。

(6)便于物料的領(lǐng)用

庫存物料均有正確的統(tǒng)一的名稱及規(guī)格予以編碼。對(duì)用料部門的領(lǐng)用以及物料倉庫的發(fā)料都十分方便。

第二節(jié) 物料編碼的原則

物料編碼必須合乎物料編碼的原則，合理的物料編碼，必須具備下列基本原則：

  簡單性、  分類展開性、 完整性、 單一性、  一貫性、 可伸縮性、 組織性、適應(yīng)電腦管理、 充足性、易記性

一、簡單性

編碼的目的在于將物料化繁為簡，便于物料的管理，如果編碼過于繁雜，則違反了編碼之目的。因切此物料編碼在應(yīng)用文字元號(hào)或數(shù)字上應(yīng)力求簡單明了，這樣可節(jié)省閱讀、填寫、抄錄的時(shí)間與手續(xù)，并可減少其中的錯(cuò)誤機(jī)會(huì)。物料相當(dāng)單純時(shí)，只要將物料簡單分類為幾項(xiàng)即可，物料分類項(xiàng)目多了，就顯得很不方便。若物料相當(dāng)復(fù)雜時(shí)，就要將大分類再加以細(xì)分，這種分類展開也稱為多級(jí)分類。

二、分類展開性

物料復(fù)雜，物料編碼大分類后還要加以細(xì)分，如果采用阿拉伯?dāng)?shù)字十進(jìn)制，則每段最多只能由十個(gè)細(xì)分的項(xiàng)目，如果采用英文字母，則每段有26個(gè)細(xì)分項(xiàng)目，然而細(xì)分項(xiàng)目太多，就難于查找，而細(xì)分項(xiàng)目太少，則分類展開太慢，分類細(xì)分項(xiàng)目通常以五至九個(gè)較佳。例如采用阿拉伯?dāng)?shù)字十進(jìn)制，有十八個(gè)項(xiàng)目時(shí)，其分類展開可以利用下列方法。

需要分類的 項(xiàng)目	第一種分類方法		第二類分類方法		第三類分類方法
1	1	11	0	01	01
2		12		02	02
3		13		03	03
4		14	1	1	04
5		15	2	21	05
6		16		22	06
7	2	21		23	07
8		22	3	3	08
9		23	4	41	09
10		24		42	10
11		25		43	11
12		26	5	5	12
13	3	31	6	61	13
14		32		62	14
15		33		63	15
16		34	7	7	16
17		35	8	8	17
18		36	9	9	18

（表一）

三、完整性

在物料編碼時(shí)，所有的物料都應(yīng)有物料編碼可歸，這樣物料編碼才能完整。若有些物料找不到賦予之物料編碼，則很顯然物料編碼缺乏完整性。新產(chǎn)品新物料的產(chǎn)生容易破壞物料編碼的完整性。因此每當(dāng)有新物料產(chǎn)生，即應(yīng)賦予新的物料編碼，并規(guī)定新的物料沒有編碼，采購部門不得從事采購，即使沒物料編碼的新物料采購進(jìn)來了，倉庫部門或會(huì)計(jì)部門發(fā)現(xiàn)物料訂購單缺少物料編碼，即應(yīng)請(qǐng)采購部門補(bǔ)填物料編碼，否則不予入庫、不予付款。這樣才能確保物料編碼的完整性。

四、單一性

物料編碼的單一性是指一個(gè)物料編碼只能代表一種物料，同一種物料只能找到一個(gè)物料編碼，而絕無一個(gè)物料有數(shù)個(gè)物料編碼，或一個(gè)物料編碼有數(shù)項(xiàng)物料，一般地，只要物料的物理或化學(xué)性質(zhì)有變化、只要物料要在倉庫中存儲(chǔ)、就必須為其指定一個(gè)編碼，舉例，如某零件要經(jīng)過沖壓成型、鉆孔、噴漆三道工序才能完成。如果該物料的三道工序都在同一車間完成，不更換加工單位，即沖壓成型后立即進(jìn)行鉆孔，緊接著進(jìn)行噴漆，中間沒有入庫、出庫處理，則該物料可取一個(gè)代碼。如果該物料的三道工序不在同一個(gè)車間完成，其順序是沖壓、入庫、領(lǐng)料、鉆孔、入庫、領(lǐng)料、噴漆、入庫，則在庫存管理中為了區(qū)分該物料的三種狀態(tài)，必須取不同的物料編碼。例：3000A,3000B,3000C三個(gè)編碼分別表示三種不同加工狀態(tài)的物料。

五、一貫性

物料編碼要統(tǒng)一而有一貫性，如以年限分類為標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，就應(yīng)一直沿用下去，在中途不能改變用籍貫或姓氏別來分類，若要這么做必須要分段或分級(jí)進(jìn)行。

六、伸縮性

物料編編碼要考慮到未來新產(chǎn)品發(fā)展以及產(chǎn)品規(guī)格的變更而發(fā)生物料擴(kuò)展或變動(dòng)的情形。預(yù)留物料的伸縮余地，并不能僅就目前物料的現(xiàn)狀加以物料編碼的安排，否則他日新物料產(chǎn)生時(shí)，就有新物料無號(hào)可編的情況。

七、組織性

物料編碼依其編碼的系統(tǒng)，作井然有序的組織與排列，以便隨時(shí)可從物料編碼查知某項(xiàng)物料帳卡或數(shù)據(jù)。物料編碼的組織性，對(duì)物料管理可以省掉不必要的麻煩。

八、適應(yīng)電腦管理

電腦的應(yīng)用已經(jīng)比較普及，因此在編碼時(shí)一定要考慮錄入的方便性,如編碼盡可能短、少使用其它符號(hào)，如‘#’、‘-’、‘*’等。

九、充足性

物料編碼所采用的文字、記號(hào)或數(shù)字，必須有足夠的數(shù)量，以便所組成的個(gè)別物料編碼，足以代表所有個(gè)別物料，以及應(yīng)付將來物料擴(kuò)展時(shí)的實(shí)際需要，以免遇有特殊物料時(shí)無號(hào)可編。否則物料系統(tǒng)被破壞，費(fèi)時(shí)誤事。

十、易記性

在不影響上述九項(xiàng)原則之下，物料編碼應(yīng)選擇易于記憶的文字、符號(hào)或數(shù)字，或賦予暗示及聯(lián)想性。但這原則是屬于次要原則，若上述九項(xiàng)原則俱全而獨(dú)缺乏此項(xiàng)原則的物料編碼，仍不失為優(yōu)秀的物料編碼。

第三節(jié) 物料編碼的方法

目前工商企業(yè)所采用的物科編碼方法，主要有下列幾種：

1.阿拉伯?dāng)?shù)字法

2.英文字母法

3.暗示法

4.混合法

一、阿拉伯?dāng)?shù)字法

阿拉伯?dāng)?shù)字法，是以阿拉伯?dāng)?shù)字作為物料編碼的工具，采用以一個(gè)或數(shù)個(gè)阿拉伯?dāng)?shù)字代表一項(xiàng)物料。這種方法容易了解，只是需另外準(zhǔn)備物料項(xiàng)目與數(shù)字的對(duì)照表，又要記憶對(duì)照項(xiàng)目，因此有關(guān)人員必須經(jīng)過一段時(shí)間的訓(xùn)練與適應(yīng)才能運(yùn)用自如。以阿拉伯?dāng)?shù)字做物料編碼的，較常見的有下列幾種：

ü        連續(xù)數(shù)字編碼法

ü        分級(jí)式數(shù)字編碼法

ü        區(qū)段數(shù)字編碼法

ü        國際十進(jìn)制分類法

1．連續(xù)數(shù)字編碼法

連續(xù)數(shù)字編碼法是先將所有物料依某種方式大致排列，然后自1號(hào)起依順序編排流水號(hào)。這種物料編碼方法可做到一料一號(hào)，只是順序編碼除顯示編碼時(shí)間的先后，往往與所代表項(xiàng)目的屬性并無關(guān)聯(lián)。因?yàn)樾沦徫锪蠠o法插入原有排列順序的料號(hào)內(nèi)，例如： 1078為3/8“×3/4”之六角鐵制帶帽螺栓，而新購的六角鐵制帶帽螺栓為3/8“ ×1”,其物料編碼無法插入（因過去沒有庫存或采用這種物料，故無編碼），故只好編以最后一個(gè)號(hào)碼8974。兩種物料本應(yīng)排在一起，現(xiàn)在物料編碼相距如此遙遠(yuǎn)，在物料管理、倉儲(chǔ)管理上很不方便。

2．分級(jí)式數(shù)字編碼法

分級(jí)式數(shù)字編碼法是先將物料主要屬性分為大類并編定其號(hào)碼。其次再將各大類根據(jù)次要屬性細(xì)分為較次級(jí)的類別并編定其號(hào)碼，如此已繼續(xù)進(jìn)行下去。在分級(jí)式數(shù)字編碼法中，任一物料項(xiàng)目只有一個(gè)物料編碼。表二為三種屬性的階級(jí)式數(shù)字編碼法，共可組成36個(gè)（3×4×3）編碼，這種方法的優(yōu)點(diǎn)一方面顯示編碼的規(guī)律性，一方面達(dá)到一物料項(xiàng)目僅有一編碼的目標(biāo)，其缺點(diǎn)是無用空號(hào)太多，一方面顯得浪費(fèi)累贅，另一方面常導(dǎo)致

 

來    源 （大類）	材     料 （中類）	用     途 （小類）
1 = 自制	1 = 非鐵金屬	1 = 零部件
2 = 外購	2 = 鋼鐵	2 = 包裝用料
3 = 委外加工	3 = 木材	3 = 辦公用品
	4 = 化學(xué)品

（表二）

3．區(qū)段數(shù)字編碼法

    區(qū)段數(shù)字編碼法介于連續(xù)數(shù)字編碼法與分級(jí)式數(shù)字編碼法之間。使用位數(shù)較級(jí)次式數(shù)字編碼法更少，而仍能達(dá)到物料編碼的目的。例如有64項(xiàng)，分為5大類，其情形如下：

A類	12項(xiàng)
B類	10項(xiàng)
C類	17項(xiàng)
D類	15項(xiàng)
E類	10項(xiàng)
合計(jì)	64項(xiàng)

（表三）

上述情形，如用階級(jí)式數(shù)字編碼法必須3位數(shù)，但如改為區(qū)段數(shù)字編碼則僅需二位數(shù)即可，其情形如下：

類別	分配編碼	剩余備用編碼
A類	12項(xiàng)（01-20）	8項(xiàng)
B類	10項(xiàng)（21-37）	7項(xiàng)
C類	17項(xiàng)（38-61）	7項(xiàng)
D類	15項(xiàng)（62-83）	7項(xiàng)
E類	10項(xiàng)（84-99）	6項(xiàng)

（表四）

4．國際十進(jìn)分類（U. D. C. ）

這種方法于1876年美國杜威M.DeWey首創(chuàng)，其方法新穎而獨(dú)到，可以無限制展開，頗受歐洲大陸各國的重視。1895年的國際圖書館學(xué)會(huì)決定杜威的十進(jìn)法為基礎(chǔ)，作更進(jìn)一步發(fā)展，其后經(jīng)眾多數(shù)學(xué)專家的確究與發(fā)展，最后完成所謂國際十進(jìn)制分類法（Universal Decimal Classification），目前已有許多國家采用為國家規(guī)格。所謂國際十進(jìn)制分類法是將所有物料分類為十大類，分別以0至9之?dāng)?shù)字代表之，然后每大類物料再劃分為十個(gè)中類，再以0至9之?dāng)?shù)字為代表，如此進(jìn)行下去按金字塔形態(tài)展開。其情形如下：

6                    應(yīng)用科學(xué)

62．                 工業(yè)技術(shù)

621．                機(jī)械的工業(yè)技術(shù)

621．8               動(dòng)力傳動(dòng)

621．88              挾具

621．882．           螺絲、螺帽

621．882．2          各種小螺絲

621．882．21         金屬用小螺絲

621．882．215        丸螺絲

621．682．215.3      平螺絲

采用國際十進(jìn)分類的物料編碼，如編碼編至三位數(shù)字之后仍須繼續(xù)延長時(shí)時(shí)，即應(yīng)加以“.”符號(hào)以表示劃分，國際十進(jìn)分類法可無限展開，任何新物料之產(chǎn)生均可插入原有物料編碼之系統(tǒng)而不混淆原有之物料編碼系統(tǒng)，國際十進(jìn)分類法所能運(yùn)用之符號(hào)只有十個(gè)（0-9），故使編碼趨長而又無暗示作用，實(shí)在美中不足。

二、英文字母法

是以英文字母作為物料編碼工具的物料編碼法。英文字母中I、O、Q、Z 等字與阿拉伯?dāng)?shù)字1、0、9、2等容易混淆，故多廢棄不用，除此之外，尚有23個(gè)字母可利用。如以A代表金屬材料，B代表非木材，C代表玻璃。以AA代表鐵金屬，以AB代表銅金屬......，英文字母在我國已經(jīng)相當(dāng)普遍，是可用的物料編碼方法。

三、暗示法

暗示編碼法是指物料編碼代表物料的意義，可自編碼本身聯(lián)想出來。暗示編碼法又可分為：

l         字母暗示法

l         數(shù)字暗示法

1.英文字母暗示法：

從物料的英文字母當(dāng)中，擇取重要且有代表性的一個(gè)或數(shù)個(gè)英文字母（通常取主要文字的第一個(gè)字母）做為編碼的號(hào)碼，使閱讀物料編碼者可以從中想象到英文字文字，進(jìn)而從暗示中得知該物料為何物。

例如：    

           VC=Variable Capaciter (可變電容器)

IC=Integrated Circuit(集成電路)

SW=Switch(開關(guān))

ST=Steel Tube (鋼管)

BT=BRASS Tuber(黃鋼管)

EP=Ear Phone(耳機(jī))

2.數(shù)字暗示法：

    直接以物料的數(shù)字為物料編碼的號(hào)碼，或?qū)⑽锪系臄?shù)字依一固定規(guī)則而轉(zhuǎn)換成物料編碼的號(hào)碼，物料編碼的閱讀者可從物料編碼數(shù)字的暗示中得悉該物料為何物。

物料編碼代表的意義：

例1：     ××   ×   ×××   ××   ××

              ——   —   ———   ——   ——

               類    小類   形式    長度   厚度

例2：電阻值的編碼

編碼	電阻值
005	0.5Ω
050	5Ω
100	10Ω
101	100Ω
102	1000Ω
103	10,000Ω
104	100,000Ω
105	1,000,000Ω

（表五）

例3：鋼筋直徑的編碼

編號(hào)	鋼筋直徑
12	12mm
16	16mm
19	19mm
25	25mm

（表六）

例4：鋼球軸承軸徑之編碼，其編碼為軸經(jīng)（限于軸經(jīng)20mm至200mm）mm數(shù)的五分之一。

編碼	軸徑
05	25mm
06	30mm
07	35mm

（表七）

四、混合法

混合法物料編碼系聯(lián)合使用英文字母與阿拉伯?dāng)?shù)字來作物料編碼，而多以英文字母代表物料之類別或名稱，其后再用十進(jìn)制元或其它方式編阿拉伯?dāng)?shù)字號(hào)碼。這種物料編碼方法較十進(jìn)制元采用符號(hào)較多，故有不少企業(yè)樂于采用此種方法。

例如： M=金屬物料

MB=螺栓、螺絲及帽

MBI=帶帽螺栓

MBI-100=六角鐵制螺栓帶帽

MBI-106-6=3/8” x 3/4”六角鐵制螺栓帶帽

MBI-106-8=3/8” x 1”六角鐵制螺栓帶帽

MBI-106-9=1/2” x 1”六角鐵制螺栓帶帽

 

 

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