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如何提高企業(yè)的運(yùn)作效率和經(jīng)營業(yè)績?如何提高企業(yè)的競爭力?如何提高企業(yè)對市場的應(yīng)變能力?如果說過去企業(yè)引進(jìn)國外設(shè)備,解決了生產(chǎn)技術(shù)問題,那么今天企業(yè)實(shí)施ERP(企業(yè)資源計(jì)劃),就是企業(yè)解決管理問題的一種手段。
通過ERP系統(tǒng)實(shí)施,企業(yè)可以學(xué)習(xí)到先進(jìn)的企業(yè)管理思想和運(yùn)作管理模式;通過ERP系統(tǒng)的實(shí)施,可以使企業(yè)業(yè)務(wù)和管理模式發(fā)生變革與創(chuàng)新,可以推動企業(yè)向現(xiàn)代型企業(yè)發(fā)展和轉(zhuǎn)變。 建立面向業(yè)務(wù)流程的管理模式 國內(nèi)外企業(yè)實(shí)施信息化建設(shè)的經(jīng)驗(yàn)與教訓(xùn)都表明,適當(dāng)?shù)貙ζ髽I(yè)原有的經(jīng)營過程進(jìn)行科學(xué)地改造與重組(BPR),使企業(yè)結(jié)構(gòu)更符合當(dāng)今快速多變的市場需求,是信息化建設(shè)成功的保障。一些企業(yè)部門是按直線職能進(jìn)行劃分的,這就可能存在部門間機(jī)構(gòu)職能重復(fù)、職能交叉等問題。在ERP系統(tǒng)中,企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)是面向流程的,如何解決企業(yè)中現(xiàn)存的問題呢? 以企業(yè)的計(jì)劃部門為例,受原有計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制和信息處理手段的影響,一個企業(yè)的計(jì)劃管理層次,一般都是多層次的。企業(yè)越大計(jì)劃層次越多,這種多層次的計(jì)劃體制,存在信息溝通不及時、市場應(yīng)變能力弱等缺點(diǎn)。客觀上手工計(jì)劃在一個層次上很難完成。 實(shí)施ERP后,生產(chǎn)計(jì)劃人員可以實(shí)時地掌握所需要的各種情況,不只是各分廠的計(jì)劃、生產(chǎn)信息,還包括采購、銷售、倉儲、設(shè)備、工具等所有相關(guān)信息。信息層層傳遞的情況已不復(fù)存在,這便給簡化現(xiàn)有計(jì)劃層次提供了可能性
通過實(shí)施ERP,一個計(jì)劃部門就可以完成過去幾個部門、多個層次的計(jì)劃工作,提高了計(jì)劃效率,扁平了計(jì)劃層次。 眾所周知,組織機(jī)構(gòu)改革是ERP的核心和難點(diǎn),很多企業(yè)實(shí)施ERP不成功,不能說與之無關(guān)。是現(xiàn)有管理體制適應(yīng)ERP,還是ERP適應(yīng)現(xiàn)有管理?如果為了讓ERP適應(yīng)企業(yè)的管理習(xí)慣而大肆修改ERP標(biāo)準(zhǔn)流程,也是實(shí)施ERP的風(fēng)險(xiǎn)。 筆者認(rèn)為,ERP與BPR在實(shí)施過程中相結(jié)合是ERP項(xiàng)目成功的前提,如果企業(yè)感覺BPR改革力度太大、推行有難度的話,可以先走BPT的道路。BPT是Business Process Transformation的縮寫,直譯是業(yè)務(wù)流程轉(zhuǎn)變,即先制定企業(yè)逐步改革的方案,然后選擇一套有柔性、可配置的ERP系統(tǒng),支持企業(yè)逐漸地、平滑地進(jìn)行機(jī)構(gòu)改革。
在ERP實(shí)施過程中,企業(yè)可堅(jiān)持“整體規(guī)劃,分步實(shí)施”,“先簡單后復(fù)雜”的原則,逐步構(gòu)建面向業(yè)務(wù)流程的組織機(jī)構(gòu)和管理模式。 樹立客戶服務(wù)第一的理念 如果不使用ERP系統(tǒng),所謂快速市場反映只能停留在口頭或低層次上。由于整個社會信息化的提高,商機(jī)無限的同時商機(jī)即逝,所以維護(hù)客戶服務(wù)除了要有過硬的產(chǎn)品,還要有快速的客戶響應(yīng)。在傳統(tǒng)的手工作業(yè)中,銷售業(yè)務(wù)會在以下幾個方面暴露不足:
1.難以回答客戶特殊需求。隨著客戶對產(chǎn)品要求的個性化,一般銷售人員很難立即回答諸多個性化的產(chǎn)品能否制造,往往需要找到相應(yīng)的技術(shù)人員才能回答,有時甚至需要組織一些技術(shù)人員討論,客戶只能長時間等待。面對全球市場競爭,市場反應(yīng)慢就已經(jīng)失去了商機(jī)。 一些企業(yè)為了解決這樣的問題,往往采用一些所謂專家型的銷售人員。在企業(yè)信息化不健全的情況下,這是不得已的事情,一個企業(yè)把這么多的專家都放到銷售部門,無疑是人力資源的極大浪費(fèi)。
2.難以回答客戶交貨期。即使客戶要求的產(chǎn)品企業(yè)肯定能夠生產(chǎn),客戶接著要問:什么時候能交貨?在人工作業(yè)時銷售人員怎能及時知道當(dāng)前各廠的生產(chǎn)能力呢?某公司某季度超產(chǎn)30,與此同時,合同遲交率也是30。問題就在于沒有實(shí)時的信息支持。
3.難以制定有利的產(chǎn)品價格。產(chǎn)品價格人工定價時,往往只能制定一個定價原則或?qū)χ饕a(chǎn)品定價。但生產(chǎn)看似相差不多的產(chǎn)品,成本可能有很大差異。結(jié)果造成應(yīng)該提價的產(chǎn)品低價賣出,使企業(yè)造成損失。
4.難以回答客戶合同狀態(tài)?蛻粜枨蟮漠a(chǎn)品往往與自己正在進(jìn)行的項(xiàng)目有關(guān),如果客戶關(guān)心自己合同的生產(chǎn)狀況,打電話找到銷售人員,銷售人員再打電話逐層問到各生產(chǎn)廠,查到結(jié)果后,再逐層的反饋給客戶,即便這樣,信息可能還是不十分準(zhǔn)確。 今天,ERP的實(shí)施提高了客戶服務(wù)質(zhì)量和快速響應(yīng)市場需求的能力。在ERP系統(tǒng)中,當(dāng)客戶對產(chǎn)品有特殊要求時,系統(tǒng)根據(jù)生產(chǎn)工藝數(shù)據(jù)、質(zhì)量規(guī)范、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等,判斷該產(chǎn)品是否可以生產(chǎn),省略了人工合同評審的過程。 客戶關(guān)心交貨期,ERP系統(tǒng)提供不同規(guī)格下的動態(tài)產(chǎn)能信息,銷售人員可以看到當(dāng)前及以幾個月后各規(guī)格產(chǎn)品的生產(chǎn)能力情況。因此,銷售人員可以很容易地回答合同交期情況?蛻粢坏┯嗀洠贤膱(zhí)行狀態(tài)也可以很容易地被查詢到。 客戶關(guān)心價格,銷售人員可以從系統(tǒng)中獲得該產(chǎn)品在一些特殊工藝要求下的成本信息,從而完成快速、準(zhǔn)確的報(bào)價。面對全球經(jīng)濟(jì)一體化,企業(yè)只有對客戶提供差異化的、優(yōu)質(zhì)的服務(wù),才可能是市場競爭的贏家,ERP系統(tǒng)正是給客戶提供這一服務(wù)的基礎(chǔ)。 “產(chǎn)品質(zhì)量”得到保證 一個大企業(yè),從原料供應(yīng)到生產(chǎn)操作說明和質(zhì)量檢測要求,盡管都有工藝文件傳遞,但環(huán)節(jié)多、人工填寫、手工傳遞等,很難保證數(shù)據(jù)不出問題,隨著用戶個性化需求越來越多,標(biāo)準(zhǔn)化作業(yè)也越來越難以做到。
實(shí)施ERP后,生產(chǎn)計(jì)劃一旦下達(dá),質(zhì)量計(jì)劃也跟著下達(dá),各環(huán)節(jié)工藝質(zhì)量要求伴隨生產(chǎn)訂單,下達(dá)至各工序操作崗位,針對客戶特殊訂貨要求的一些檢驗(yàn)項(xiàng)目和生產(chǎn)注意事項(xiàng),一并下達(dá)到各操作崗位,現(xiàn)場操作工人很容易按照工藝質(zhì)量要求進(jìn)行生產(chǎn)控制。 在生產(chǎn)過程中,凡是有質(zhì)量檢驗(yàn)點(diǎn)的工作中心,質(zhì)檢人員按照質(zhì)量規(guī)范和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn),在規(guī)定的工序進(jìn)行取樣活動,對要求的檢驗(yàn)項(xiàng)目進(jìn)行檢驗(yàn),系統(tǒng)根據(jù)質(zhì)量檢驗(yàn)結(jié)果和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)值自動進(jìn)行判定。 如果說ISO 9000認(rèn)證是質(zhì)量體系管理規(guī)范的要求,那么ERP質(zhì)量管理流程就是把相應(yīng)的質(zhì)量規(guī)范和要求,通過系統(tǒng)落到了實(shí)處,實(shí)現(xiàn)了質(zhì)量控制環(huán)節(jié)質(zhì)的飛躍,使“產(chǎn)品質(zhì)量第一”的目標(biāo)真正得到了保證。 提升成本核算和成本控制手段 在傳統(tǒng)成本計(jì)算中,成本核算對象一般到規(guī)格組距這個級別。同一產(chǎn)品不同生產(chǎn)批次的成本差異情況,由于核算方法的限制,不能進(jìn)行區(qū)分,對一些有特殊工藝要求的生產(chǎn)批次,其成本得不到如實(shí)的反映。 傳統(tǒng)成本計(jì)算中費(fèi)用分配方法也存在不足,目前企業(yè)中一般以產(chǎn)量、加工系數(shù)來分配所有間接費(fèi)用。由于一些新產(chǎn)品特殊實(shí)驗(yàn)檢驗(yàn)費(fèi)很高,當(dāng)單純用產(chǎn)量作為費(fèi)用分配因子時,該費(fèi)用被分?jǐn)偟疆?dāng)期生產(chǎn)的每一種產(chǎn)品上,人為地將不同產(chǎn)品成本差異抹平了。這種成本核算方式,脫離了不同產(chǎn)品會有不同成本動因,同一產(chǎn)品成本動因也可能是多樣化的現(xiàn)實(shí),產(chǎn)品成本的合理性和準(zhǔn)確性值得懷疑。 實(shí)施ERP后,企業(yè)可以從費(fèi)用產(chǎn)生的源頭入手,微觀反映生產(chǎn)的每一環(huán)節(jié),反映費(fèi)用發(fā)生的前因后果,準(zhǔn)確識別恰當(dāng)?shù)某杀緞右颉T?/span>ERP系統(tǒng)中,生產(chǎn)訂單是成本核算的最小單元,基于訂單的投料、特殊檢驗(yàn)費(fèi)、外委加工費(fèi)等,都可以直接歸集到訂單上,實(shí)現(xiàn)了特殊費(fèi)用直接歸集,其他一些間接費(fèi)用分配因素,如產(chǎn)品產(chǎn)量、產(chǎn)品復(fù)雜度、大型工具耗費(fèi)度、銷售訂單訂貨批量等,都可以作為成本分配因子,用于產(chǎn)品間接費(fèi)用的分配。通過成本費(fèi)用直接歸集和成本動因合理設(shè)置,提高了產(chǎn)品成本計(jì)算的準(zhǔn)確性和合理性。 通過實(shí)施ERP,成本核算實(shí)現(xiàn)了成本事前預(yù)知、事中控制和事后快速反映,為企業(yè)成本監(jiān)控和分析提供了及時、準(zhǔn)確的信息,使管理者在最短時間內(nèi)可以找到成本控制的重點(diǎn),及時調(diào)整管理策略,促進(jìn)資源的優(yōu)化配置。 實(shí)現(xiàn)高度集成的業(yè)務(wù)環(huán)境 ERP系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了企業(yè)物流、信息流和資金流的高度統(tǒng)一,集成了供應(yīng)、銷售、生產(chǎn)、質(zhì)量、計(jì)劃、財(cái)務(wù)、設(shè)備等各流程業(yè)務(wù),使企業(yè)信息資源得到了高度共享。
同時,ERP系統(tǒng)是以財(cái)務(wù)為核心的系統(tǒng)。在流程的配置階段,業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)就是環(huán)環(huán)相扣的,所有的業(yè)務(wù)流程配置必須以滿足財(cái)務(wù)要求為基本點(diǎn),伴隨每一筆業(yè)務(wù)的發(fā)生,財(cái)務(wù)憑證自動生成。比如,當(dāng)采購入庫活動結(jié)束的時候,存貨自動增加;隨著原料發(fā)出和操作匯報(bào),生產(chǎn)成本也自動產(chǎn)生;隨著產(chǎn)品發(fā)出,銷售收入和應(yīng)收賬款自動記賬,銷售成本自動結(jié)轉(zhuǎn)。高度集成的業(yè)務(wù)環(huán)境,大大提高了各項(xiàng)業(yè)務(wù)的及時性和準(zhǔn)確性。 高度集成的系統(tǒng),要求所有的“交易”都要確保正確,就像銀行業(yè)務(wù)人員必須確保每筆業(yè)務(wù)正確一樣。比如在倉庫流程中,出現(xiàn)一個錯誤的入庫和出庫動作就會影響倉庫存貨,會影響財(cái)務(wù)賬目,會影響采購計(jì)劃,會影響生產(chǎn)成本等等。由于物流、資金流和信息流的高度集成,業(yè)務(wù)出現(xiàn)錯誤,就必須用規(guī)范的方式去處理,因此ERP系統(tǒng)能約束、規(guī)范業(yè)務(wù)操作。
總之,企業(yè)通過實(shí)施 ERP系統(tǒng),在企業(yè)內(nèi)部,建立了面向流程的管理模式,提高了客戶服務(wù)質(zhì)量,提高了生產(chǎn)質(zhì)量環(huán)節(jié)控制力度,細(xì)化了成本管理,是企業(yè)強(qiáng)有力的管理工具。在企業(yè)外部,ERP系統(tǒng)與SCM、CRM結(jié)合,可以實(shí)現(xiàn)企業(yè)與供應(yīng)商、客戶的信息交互,完成整個社會資源的整合。企業(yè)實(shí)施ERP,對企業(yè)加速信息化建設(shè),提高管理手段和方法具有戰(zhàn)略意義。
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